Пенсійний фонд в Івано-Франківській області станом на 26 грудня 2025 року оцифрував понад 126 тисяч паперових трудових книжок. Це — майже 53% від загальної кількості працівників в області. Згідно із законом України № 1217 всі трудові книжки працедавці мають оцифрувати до 10 червня 2026 року.
Про це Суспільне розповіла начальниця Головного управління Пенсійного фонду в області Зоряна Панас.
“Якщо ми цього не зробимо, то порушимо вимоги законодавства”
“Оцифровано майже 53% трудових книжок працівників області. Це свідчить про те, що роботодавці на сьогодні неактивно працюють у цьому напрямі. Адже коли ми за чотири з половиною роки опрацювали тільки 53% паперових трудових книжок, то 47% за пів року оцифрувати практично неможливо”, — говорить Зоряна Панас.
Вона пояснює, що через перевантаження сайту процедура оцифрування може тривати значно довше. Зараз очікування в черзі складає кілька тижнів. Це свідчить про те, що буде неможливо своєчасно опрацювати паперові трудові книжки, а роботодавці порушать вимоги законодавства та права працівників.
“Якщо ми цього не зробимо, то порушимо вимоги законодавства, тому що у ньому прописано, що до 10 червня 2026 року паперові трудові книжки, які велися до 2021, мають бути оцифровані. Чи будуть підприємства, які цього не зроблять, платити штраф, законодавством не визначено. Можливо, їх будуть штрафувати чи внесуть зміни до закону і продовжать термін. На сьогодні це законом не передбачено”, — каже Зоряна Панас.
“Не потрібно вже вести журнали трудових книжок, не потрібно їх зберігати в сейфах”
В Івано-Франківському обласному кардіологічному центрі налічують понад двісті працівників. Зі слів начальниці відділу кадрів закладу Ірини Совтус, процедуру оцифрування трудових книжок вони розпочали у 2021 році та завершили у 2022.
Відтоді в кардіологічному центрі ведуть електронні записи до трудової книжки. Якщо ж працівник не має сформованої електронної трудової книжки, оцифровують паперову. Це стосується й новоприйнятих.
“Коли ми приймаємо людину на роботу, одразу робимо електронний запис до трудової книжки. Якщо ж вона відсутня, скануємо паперову й надсилаємо на портал Пенсійного фонду. Не потрібно вже вести журнали трудових книжок, не потрібно їх зберігати в сейфах. І людина заходить під своїм електронним ключем на портал Пенсійного фонду і бачить свій стаж, свою трудову книжку, чи є всі записи, чи немає помилок в трудовій книжці”, — пояснює Ірина Совтус.
“Серед переваг — люди можуть здійснити попередній розрахунок пенсій”
Найменше трудових книжок серед працівників області оцифрували фізичні особи-підприємці, каже начальник управління інформаційних систем та електронних реєстрів Пенсійного фонду в Івано-Франківській області Роман Фоменко.
“Першочергово ми працювали з великими організаціями, в яких понад 100 працівників. На цей час стан формування електронних трудових книжок у цих категоріях коливається від приблизно 70% до 80%, залежно від роботодавця. У бюджетних організаціях — трохи вищі показники. Краще “нас чують” державні установи. А от в інших категоріях: що менша кількість працівників, то частка їхнього залучення в нас зменшується. Найменше залучення — 20-25% — у фізичних осіб-підприємців”, — розповідає Роман Фоменко.
Він додає, що електронна трудова книжка має низку переваг над паперовою як для роботодавців, так і для працівників. Зокрема, для роботодавців спрощується облік. Після формування електронної трудової книжки паперову можуть віддати на руки працівнику.
“Серед переваг — люди можуть здійснити попередній розрахунок пенсій. Там є пенсійний калькулятор. У ньому можна додавати, припустімо, прогнозований стаж з великою точністю чи розрахувати приблизний розмір пенсії, передбачивши, що ще два-три роки людина буде працювати приблизно з такою зарплатою. І стаж уже там внесений. Це спрощує роботу, адже часто при призначенні пенсії у людей виникає чимало запитань”, — говорить Роман Фоменко.
